家族葬では、葬儀を近親者のみで執り行うため、会社への連絡を後回しにしてしまいがちです。しかし、忌引き休暇の取得や業務の引き継ぎには職場側の準備も必要なため、訃報を知った時点でできるだけ早く連絡しましょう。
突然の訃報で気持ちの整理もつかない中、「会社にはどう連絡すればいいのか」「何を伝えればいいのか」と戸惑う方も多いでしょう。
本記事では、家族葬の際に会社へ連絡する方法と、伝えるべき内容を解説します。電話・メールそれぞれの例文や、香典をいただいた際の対応もあわせて紹介しているため、会社への連絡に不安を感じている方はぜひ参考にしてください。
家族葬でも会社にはすぐに連絡する
家族葬は近親者のみで執り行う小規模な葬儀ですが、だからといって会社への連絡を後回しにしてよいわけではありません。忌引き休暇の取得や業務の引き継ぎには、職場側の準備も必要です。家族葬であることを早めに伝えることで、会社側も対応をスムーズに進められます。
まずは直属の上司に電話をする
訃報を知った時点で、まず直属の上司に電話で連絡しましょう。電話がつながらない、深夜で電話をかけるのが憚られるといった場合は、まずはメールで簡単に状況を伝え、時間をおいて電話をかけなおします。
この最初の電話では、詳細をすべて伝える必要はありません。「身内の方が亡くなったこと」「家族葬を予定していること」「しばらく休暇をもらいたいこと」の3点を簡潔に伝えれば十分です。葬儀の日程や段取りはこの時点では決まっていないことも多いため、「詳細が決まり次第、改めてご連絡します」と伝えましょう。
詳細は決まり次第メールを送る
葬儀の日程や忌引き休暇の期間、業務の引き継ぎ事項などが固まったら、改めてメールで詳細を共有します。電話で口頭伝達した内容は記録として残りにくいため、メールで書面化しておくことが重要です。上司だけでなく、人事担当者や業務上関係する同僚にもCCで送ると、情報の共有漏れを防げます。
家族葬の会社への連絡で伝える内容
会社への連絡では、担当者が忌引き休暇の手続きや業務の調整を進めるために必要な情報を、漏れなく伝えることが大切です。最初の電話では要点だけを簡潔に伝え、詳細はメールでまとめて共有するとスムーズです。
亡くなった方との関係
まず伝えるべきは、亡くなった方が自分とどのような続柄にあたるかです。忌引き休暇の日数は続柄によって異なるため、会社側が休暇の手続きを進めるうえで欠かせない情報となります。「父が亡くなりました」「祖母が亡くなりました」のように、続柄を明確にして伝えましょう。
葬儀と休暇の日程
葬儀の日程が決まったら、お通夜・葬儀の日時とあわせて、忌引き休暇を取得したい期間を伝えます。会社側は休暇期間をもとに業務の割り振りや引き継ぎの準備を進めるため、日程はできるだけ早く共有しましょう。
日程がまだ確定していない段階では、「〇日頃を予定しています」と見込みを伝えるだけでも、職場の負担を軽減できます。確定後に改めて連絡する旨も添えておきましょう。
続柄ごとの忌引き休暇の目安
続柄ごとの忌引き休暇の日数の目安は、次のとおりです。
| 故人との関係性 | 忌引き日数の目安 |
| 父母 | 7日 |
| 配偶者 | 10日 |
| 子 | 3日～7日 |
| 祖父母 | 3日 |
| 兄弟姉妹 | 3日 |
| 配偶者の父母 | 3日 |
| 伯叔父母（おじ・おば）、甥・姪、孫 | 1日 |
続柄ごとの忌引き休暇の日数目安
ただし、これはあくまで目安です。忌引き休暇の日数は会社ごとに異なるため、会社に確認しましょう。就業規則に定められた日数を超えて休む場合は、有給休暇の申請が必要です。
忌引き休暇の取り方やその間の給与の有無などについては、こちらの記事で解説しています。
忌引き休暇で給料は出る？有給との違いや日数、申請方法【連絡の例文付き】
家族葬を執り行うことと、参列辞退のお願い
家族葬を選んだ場合は、会社への連絡時に「家族葬として執り行う予定です」と明確に伝え、参列を遠慮してほしい旨もあわせて伝えましょう。この一言がなければ、上司や同僚が弔問する可能性があります。
参列辞退をお願いする際は、「故人の意向により」「家族のみで見送りたいという意向で」といった理由を添えると、相手も納得しやすいでしょう。
香典を辞退する場合はその旨
家族葬では香典を辞退するケースも少なくありません。辞退する場合は、参列辞退のお願いと同じタイミングで「香典につきましてもご辞退申し上げます」と伝えましょう。
仕事の引き継ぎと休暇中の連絡先
忌引き休暇中に担当業務が止まらないよう、引き継ぎ事項を整理して伝えることも重要です。対応中の案件や期日が迫っているタスクがあれば、代わりに対応してもらう担当者と内容を明確にしておきましょう。
また、休暇中に緊急の連絡が必要になるケースに備えて、自分の連絡先（電話番号やメールアドレス）を伝えておくと安心です。ただし、葬儀前後は慌ただしくなるため、「緊急時のみご連絡ください」と一言添えておくと、不要な連絡を減らせます。
家族葬を会社に連絡する際の例文
会社への連絡は、何を伝えればよいかわからず戸惑ってしまうかもしれません。電話とメールそれぞれの例文を用意したので、状況に合わせてアレンジして使ってください。
直属の上司への電話
電話では、落ち着いて要点を簡潔に伝えることを意識しましょう。詳細はメールで補足できるため、この時点では「身内の方が亡くなったこと」「家族葬を予定していること」「しばらく休暇をもらいたいこと」の3点だけ伝えれば十分です。
〇〇部長、突然のご連絡で大変失礼いたします。〇〇（自分の名前）です。本日、父が息を引き取りました。葬儀は家族葬として執り行う予定で、〇日間ほど忌引き休暇をいただきたいと考えております。日程などの詳細が決まり次第、改めてメールにてご連絡いたします。突然のことで大変ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
続柄や休暇の日数は、状況に合わせて変更してください。日程がまったく見えていない段階では、「日程が決まりましたら、改めてご報告いたします」と伝えるだけで問題ありません。
詳細を伝えるためのメール
葬儀の日程や引き継ぎ事項が固まったら、上司・人事担当者・関係する同僚宛にメールで詳細を共有します。口頭で伝えた内容を書面として残す意味もあるため、要点を整理してわかりやすくまとめましょう。
件名：忌引き休暇取得のご連絡／〇〇（自分の名前）
〇〇部長
お世話になっております。〇〇です。
先ほどお電話にてご報告いたしました件につきまして、詳細が決まりましたのでご連絡申し上げます。
■ 故人との続柄：父
■ 通夜：〇月〇日（〇）
■ 葬儀・告別式：〇月〇日（〇）
■ 忌引き休暇取得予定期間：〇月〇日（〇）〜〇月〇日（〇）
■ 葬儀の形式：家族葬のため、ご参列およびご香典はご辞退申し上げます
休暇中の業務につきましては、〇〇さんに引き継ぎをお願いしております。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。
緊急の場合は、下記までご連絡いただけますと幸いです。
携帯：000-0000-0000
〇〇（自分の名前）
CCに入れる宛先は、上司の指示や社内のルールに従って調整してください。引き継ぎ担当者が決まっている場合は、その方もCCに含めておくと、情報共有がよりスムーズです。
会社から香典をもらった際の対応
家族葬では香典を辞退するケースが多いものの、事前に辞退の意向を伝えていたにもかかわらず、会社や同僚から香典をいただくこともあります。そのような場合は、相手の気持ちを尊重しながら、適切な対応をすることが大切です。
会社名義の香典
香典が会社名義なら、香典を辞退する場合でも、受け取っても問題ありません。香典返しも必要ありません。会社名義の香典は福利厚生や慶弔規定に基づき支給されるものであるためです。なお、このようなお金は香典ではなく「弔慰金」として支給されることもあります。
ただし、少人数の部署で有志で贈られたような場合は、部署内で分け合える菓子折りをお返しすると丁寧です。
上司や同僚などからの個人的な香典
個人からいただいた香典には、いただいた金額の半額（半返し）から3分の1程度を目安に、個別に香典返しを用意します。一般的にはカタログギフトや消耗品（お茶・海苔・洗剤など）が選ばれることが多く、「消えもの」と呼ばれる使い切れる品が好まれます。
香典返しを渡す時期は、忌明け（四十九日）を過ぎた頃です。ただし、職場の同僚など身近な方には、忌引き明けに出社した際に直接手渡しても問題ありません。渡す際には、「先日はお心遣いをいただきありがとうございました」と一言添えると、感謝の気持ちがより伝わるでしょう。
家族葬の会社への連絡は早めに、まずは直属の上司に電話を
家族葬における会社への連絡は、「訃報を知ったらすぐに直属の上司へ電話する」「葬儀の詳細が決まったらメールで共有する」という2ステップが基本です。
最初の電話では、亡くなった方との続柄・家族葬を予定していること・忌引き休暇の取得見込みの3点を伝えれば十分です。詳細なメールでは、葬儀の日程や参列・香典の辞退、業務の引き継ぎ内容をまとめて伝えます。
家族葬をどこに依頼するか迷っている方、会社とのやり取りに不安のある方は、ぜひ一度、あんしん祭典にご相談ください。あんしん祭典は東京都を中心に多数の式場を展開しており、24時間365日、ご依頼・ご相談を無料で受け付けています。深夜や早朝の急逝も、すぐに対応いたします。
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